Software Contable

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Contabilidad Por Fondos (CPF)

Descripción general del software

CPF es un software especialmente orientado a satisfacer las necesidades de registro contable, planeación y control financiero de proyectos sociales; complejidad que es directamente proporcional a la cantidad de proyectos sociales que una entidad de proyección social ejecuta en un determinado tiempo.

Además, satisface las necesidades de procesamiento de datos y producción de información contable, financiera y administrativa de carácter institucional, misma que es demandada, por un lado por los entes organizativos, y por otro, por las instituciones fiscalizadoras del Estado; sin descontar que dicha información sea también requerida por la población participante en los programas y proyectos, o bien por entidades civiles de fiscalización de la gestión social.

CPF cuenta con las siguientes características principales:

  • Lleva la contabilidad de hasta 99 proyectos y al mismo tiempo genera automáticamente la contabilidad institucional consolidada. 
  • Varios usuarios pueden utilizar el programa al mismo tiempo, sin requerimientos grandes en hardware y software. 
  • Imprime cheques, los que da el banco, sin tener que gastar en formatos pre impresos ni en impresoras especiales. 
  • Concilia los saldos mediante la utilización de la modalidad diaria o mensual. 
  • Imprime recibos de caja con el número de resolución de la SAT de exención de impuestos. 
  • Programa el presupuesto y las proyecciones de cada proyecto social. 
  • Monitorea y controla le ejecución de los presupuestos y las proyecciones por proyecto. 
  • Realiza el registro de gastos mediante los datos de las facturas de los proveedores*. 
  • Realiza un control de saldos de las cuentas de cartera de tipo administrativo, como anticipos sobre compras*. 
  • Genera reportes financieros por cada una de las contabilidades de los proyectos y la contabilidad institucional de forma automática, sin hacer ningún tipo de re-procesamiento adicional. 
  • Permite una variada gama de consulta por los campos de los documentos contables, que antes de imprimirse pueden ser vistos en el monitor. 
  • Permite exportación de los reportes a formatos hoja electrónica, texto y PDF. 
  • Incluye la asesoría para la organización y/o reorganización contable de la organización. 
  • Garantizada la asistencia y soporte técnico, presencial y de forma remota, desde la ciudad de Quetzaltenango. 
  • El software se encuentra inscrito en el Registro de la Propiedad Intelectual de la República de Guatemala.

Descripción de la asesoría contable administrativa

Nuestra asesoría incluye los elementos necesarios para la implementación y puesta a punto del software CPF:
  • Acompañamiento en el proceso de elaboración o actualización del catálogo de cuentas de gastos de la institución, siguiendo los siguientes niveles: Programas, Proyectos, Centros de Gasto y Elementos de Gasto. En este mismo proceso se produce el manual de gastos de la organización.
  • También se acompaña el proceso de actualización o elaboración de la nomenclatura de cuentas institucionales de los grupos de cuenta de activo, pasivo, patrimonio e ingresos. Como resultado adicional de este proceso, se genera el manual contable de la organización. 
  • Análisis de los presupuestos de los proyectos sociales y las Planificaciones Operativas Anuales (POA), buscando su integración y vinculación en función del monitoreo y evaluación financiera de las actividades. 
  • Diseño, instalación y configuración de los formularios para la impresión de cheques, tomando como base las chequeras proporcionadas por los bancos. 
  • Diseño, instalación y configuración de los formularios para la impresión de recibos de caja, tomando como base una caja para el registro de donaciones y otra para el registro de operaciones internas de la organización. 
  • Capacitación al personal contable para la actualización de datos y su recuperación en consultas y reportes en pantalla, impresora o exportados a formatos de hoja electrónica, PDF o Texto. 
  • Asistencia presencial y a distancia, según sea la necesidad que se surja, para asegurar la estabilidad del procesamiento de datos y la producción de información contable y financiera.

Forma de trabajo

Para garantizar la efectividad de nuestro trabajo y la inversión de los clientes, se define lo siguiente:

  1. Establecimiento de un contrato de licenciamiento de software que contenga los derechos y deberes de ambas partes en todo el proceso. 
  2. Elaboración de una programación de actividades que contemple tiempos y responsabilidades específicas en la implementación del sistema. 
  3. La modalidad de pago de la asesoría y la licencia de software será de la siguiente manera: 65% al firmar el contrato de licenciamiento, 25% al terminar las 16 horas de capacitación y 10% al terminar el período de validación de la información producida por el sistema, que tiene una duración de hasta 15 días. 
  4. Las 16 horas de capacitación pueden distribuirse en un máximo de cuatro jornadas de trabajo de cuatro horas cada una. Esto realmente dependerá de las distancias entre nuestra sede y la sede del cliente. Puede ser muy favorable para clientes de la Metrópoli de los Altos y municipios aledaños, no así para clientes en otros lugares del país, por los costos de desplazamiento; en estos casos, es preferible agotar la capacitación en dos jornadas de ocho horas cada una.
  5. Los costos de desplazamiento y estadía son variables, y dependen del lugar de la sede del cliente  y sus necesidades específicas de seguimiento. Los clientes de la Metrópoli de los Altos estarían libres de estos costos.
  6. Durante el proceso, proporcionamos sin costo el soporte técnico a distancia, que se puede extender hasta seis meses a partir de la instalación del software. Se requiere para este soporte que el cliente cuente con servicio de internet de 256 kbps (kilobytes por segundo), como mínimo.

Actualización de versiones y funciones

Debido a la propiedad de Servicios de Computación sobre el código fuente, los clientes pueden requerir funciones y actualizaciones a la medida de sus necesidades, para ello se acordará conjuntamente con el cliente 
los precios y los tiempos, los cuales son variables y dependen de la cantidad y complejidad de requerimientos. 


Servicios de Computación, de forma ordinaria, continuará desarrollando otras versiones del software con el propósito de incorporar innovaciones tecnológicas y ampliar la funcionalidad del programa, respondiendo con ello a nuevas necesidades. Los clientes activos serán los primeros en saber y tener la posibilidad de adquirir esas nuevas versiones a precios preferentes.

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 * Funciones disponibles sólo en CPF 1.02.
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